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大手自動車部品メーカーでのバックオフィス業務
■ プロジェクトの目的
会議や打ち合わせなどがスムーズに始まり終わるまでをサポート。
イレギュラーな対応も、臨機応変に対応できるように過去トラの確認から先読みして
設定や予約などを行います。
■ 体制・人数
会社自体は、かなり大きい会社です。従業員は世界中に居ます。
私が所属している部署は、5人で1チームが3チームありさらに部長がいますので16名の部署です。
主に、経営会議を事務局として担うチームに所属しています。
■ 自分のポジション・役割
あくまで、何事もないようにスムーズな会議・打ち合わせが行えるようにサポートするのが
自分の役目です。
資料も、誰に見せてもいいように見やすく・分かりやすい事をモットーに体裁・校閲・文字お越しを行っています。
■ 目的を達成する上での課題
役員の方とのスケジュール調整は、スケジュール管理者が別にいる為
なかなかスムーズに行かず、多少の期間と密な連絡が必要とされます。
■ 課題に対して取り組んだこと
出席いただきたい、役員の方のスケジュールをただ聞くだけではなく
こちら側が聞く前に、スケジュール表にまとめ管理者の方へ連絡しました。
■ 成果
スケジュール表の作成により、いつ・どの・何時の会議や打ち合わせに出席いただきたいのか
スケジュール管理者の方・役員の方に一目で理解していただけるような資料を作成して
お渡ししたので、内容のやり取りやスケジュール調整で最大1週間掛かっていたやり取りが
たった1通のメールのやりとりで、最大3日以内で完結することが出来ました。❖バックオフィス業務
・資料体裁
・テープ起こし
・誤字脱字などの日本語校閲・修正
・会場予約や手配
・スケジュール調整と管理
・備品管理や周知
・資料印刷
・取りまとめ業務
・請求書処理（会社独自のアプリケーションにて）
・効率よい仕事の仕方提案（フリーソフトの提案や業務改善の提案など）
・メール文作成と代理送信
・スケジュール表作成（by PowerPoint）
・会場準備と片付け
・会議事務局業務
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ダイビングスポットでの受付業務
■ プロジェクトの目的
お客様の受け入れ対応を行う。
■ 体制・人数
全部で10名のスタッフが所属しており、受付は2人で対応していました。
■ 自分のポジション・役割
ポジションは、受付です。
お客様が来園した際に、受付・清算を行うカウンターにて受付業務をおこなっていました。
■ 目的を達成する上での課題
場所柄、車で来る必要がある場所でしたのでイベント開催時や通常時の来園者は
年々減る一方だったので、集客対応が大きな課題でした。
■ 課題に対して取り組んだこと
今まで誰も行ってなかったSNS発信を開始。
専用インスタグラムやツイッター、フェイスブックを開設しイベントや近況をこまめにアップ。
更には、イベントのポスターやはがきのデザインを女子ウケするようなデザインや季節感あふれるデザインへ変更したり、お土産もオリジナルロゴを入れたりカラフルなカラーバリエーションを増やすことを提案しました。
■ 成果
狙い通り、女性の来園者が増えました！
お土産も好評で購買率が、50％も上がりましたし来客も前年比+20％と微々たるものですが
集客効果もありました。
❖受付業務全般
・電話対応
・顧客管理
・予約管理
・請求書作成
・清算対応
・イベント企画
・HPのブログ更新
・SNS発信対応
・ポスター作成（by Photoshop）
・はがきデザイン（by Photoshop）
・受付対応
・緊急時対応
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西日本の旗艦店でメンズセクションマネージャーとしてマネージャーチームに所属
■ プロジェクトの目的
西日本最大の路面店でしたので、マネージャーチームを組み店舗運営に関わりました。
自分の担当セクションの、売り場・スタッフコントロールやマネージメント全て行います。
■ 体制・人数
路面店自体には、40人程のスタッフが勤務。
マネージャーチームは、店長・副店長・各セクションマネージャー2人の計4名で組んでいました。
セクションは、レディースとメンズの2セクションでした。
■ 自分のポジション・役割
メンズセクションマネージャーとして、自分の売り場の商品を分析・管理・レイアウト変更等を行い、スタッフに対してトレーニング・HR面フォローやヒアリング・レクチャーなどのマネージメントを行います。
マネージャーチームとして、店舗の開け閉め・お客様対応・クレーム対応・各エリアのスタッフコントロールや指示、さらには関西の本社エリアマネージャーへの売り上げ報告や分析なども行っていました。時には英語を利用して報告も行っていました。
■ 目的を達成する上での課題
常に、昨年を比較対象として売り上げ目標を毎日設定していました。
メンズという事もあり、お客様の入りに波がありましたので売り上げアップの方法が一番の課題でした。
■ 課題に対して取り組んだこと
セクションスタッフ全員に、ヒアリングを行いました。
一番近くでお客様やフロアを見ているフロアスタッフに、お客様の着ている服の系統や流行り・
触りが良いアイテムや、試着が多いアイテムなどをヒアリング。
その後、全国と自店の売れ筋商品を比較してフロアのレイアウトや商品の見せ方を変えたり
お客様へのアプローチやさりげない見えないサービス（試着の際のお声かけや靴の向きを揃えたり）などの意見をスタッフで出し合い実行しました。
■ 成果
レイアウトを変えたり位置を変えたことで、お客様の反応が明らかに上がり試着へと繋がったり
見えないサービスが気持ちよいと言ってくださって常連になってくださったりしました。
売り上げも、スタッフのモチベーションがチーム一体となったおかげで上がったので
少しずつですが上がりました。
その結果として、渋谷の旗艦店と売り上げ1位を争うまでに成長しました。
❖所属店のマネージメント業務全般
・STAFFトレーニング
・売り上げ＆商品管理
・メンズセクションスタッフのHR業務（雇用形態・勤務時間管理・人事面）
・売り上げ分析と報告
・売り場コントロール
・店舗運営
・他店ヘルプや他店スタッフのマネージメント
・クレーム対応＆お客様対応（問い合わせの電話対応や来客対応）