動作の重いGoogleスプレッドシートの原因と解決方法を伝えます

事例

• 大手電気通信会社向け施工管理の効率化を目的に一部業務のシステム化プロジェクトのプロジェクトマネージャ
  煩雑な施工写真の受け渡し作業や、調査結果を反映させた見積書を効率的に作成するために業務のシステム化することを目的とする。
  
  システム化より以前は、大量の調査写真や施工写真の中から必要な写真を目視で確認して報告書を作成しており、写真を探すだけでも膨大な時間が日々消費されていた。また、調査者と見積書作成者が別々の担当となっているため、調査時の細かいニュアンスが伝わらず、調査内容と見積もり内容に差異が生じることが少なくなかった。
  このような問題点を解決するために、システム化プロジェクトが発足した。
  
  プロジェクトで実現した内容としては、WEBアプリを作成し、外出先からもデータの送受信ができるようにした。このWEBアプリを使用して、外部から施工写真や調査写真を送信する際に写真にタグ付けを行い、撮影した写真がいつどこでだれが撮影したどんなものなのかを簡単に文字検索ができるようにした。これにより、報告書作成者は無関係の膨大な写真郡の中から必要な１枚を探すという宝探しのような状況から、関連する写真のみに絞って画像を検索し、その中から必要な写真を探すことができるようになった。
  
  見積書に関しても、調査時に外部から材料データベースを取得して、施工箇所に対する調査内容を簡単に送信ができるようにした。送信したデータは実際に使用する材料を含む内容となっているため、見積書作成担当はデータに従って、内容の確認をするだけで今までよりも正確な見積書を作成することができるようになった。
  
  このシステムのおかげでかなりの業務効率化が図れ、空いた時間には今までできなかった建設的な議論ができるようになったり、さらなる業務効率化を推進するためのミーティングが開かれるようになった。これはプロジェクトの副次的効果である。