業務内容

Googleフォームでのイベントや予約の受付を行うためのシステムです。

概要
Googleスプレッドシートで制御し、Googleフォームに日程を自動で連携します。
Googleフォームの回答が設定した上限に達するとGoogleフォームから該当の選択肢が削除されます。
追加した日程はGoogleカレンダーに自動で連携することも可能です。
また、Googleフォームの回答者をイベントに招待することも可能です。
全日程が満席になった場合には、フォームの回答受付を終了します。

以下が実装されています。

spreadsheetに入力した日程をフォームに登録していくことができます。
日程に対して満席を設定することが可能です。
満席になった日程はフォームの回答から削除されます。
日程ごとの現在の申し込み状況を把握できます。
日程ごとの現在のステータスを確認していただくことが可能です(表示/非表示)。
イベントや予約の日程をGoogleカレンダーに登録することができます。
イベントや予約に対して、任意のタイトルを設定することができます。
イベントや予約に対して、講師などの担当が存在する場合に担当者の割り当てが可能です。
イベントや予約をフォームに追加する際担当が設定されている場合、担当者をイベントや予約に招待することができます。
フォーム回答時、spreadsheetに座席の申し込み状況が反映されます。
フォーム回答時、座席数が満席になった場合、フォームの回答選択肢から満席になった回答は削除されます。

以下の項目を設定していただくことで動作します。

(必須)フォームのURL
(必須)フォームのリンクシート名
(必須)制御する設問名
(必須)制御する設問の形式：イベント反映時に◯時〜◯時という設定にするか、終日設定にするか
(任意)カレンダーへの書き込み
(任意)書き込みたいカレンダーID
(任意)イベントの時間(デフォルト1時間)
(任意)担当者のカレンダー招待
(任意)回答者をイベントに招待
(任意)回答者のメールアドレスの設問

購入後、コピペで再利用していただくことが可能です。

基本料金

合計

10,000円

スポット

3ヶ月継続

6ヶ月継続

事例

1000人程度が参加するコミュニティで登録者のコミュニティ参加状況を可視化するシステムの企画・開発
■ プロジェクトの目的
担当者が入力する項目が多く、管理が非常に煩雑な状態であったため、10枚近くあったスプレッドシートを一つのスプレッドシートに集約し、数値の集約が簡便にできること
入力項目を減らすことで、担当者の手間を減らすこと
手作業で行っていた業務を自動化によって置き換えること

■ 体制・人数
1人

■ 自分のポジション・役割
要望から要件化・仕様検討・機能実装まで

■ 目的を達成する上での課題
使用しているスプレッドシートが非常に多岐にわたっていたために、それらの目的・機能を理解し、どのようにまとめれば、1枚のシートで全ての目的が達成されつつ、煩雑な見た目にならないように留意すること
また、10人程度のメンバーで共通して利用するので、それぞれのメンバーの入力が競合しないように調整しつつの進行でした。

■ 課題に対して取り組んだこと
スプレッドシートは閲覧のみにし、入力は基本フォームなどを活用することにしたこと
競合させないために、メンバーは全体のマスタを操作する必要がないようにし、必要なメンバーだけが全体マスタを操作することで、誰がどこを入力するのかということの棲み分けを行なった

■ ビジネス上の成果
ビジネス上の目的として、コミュニティからの退会を減らすことだが、情報が煩雑すぎて、得られている情報を活用しきれずにいた
そのために、マスタの項目からヘルススコアを定義し、どの会員を優先して対応すべきかを可視化し、毎回のミーティングで誰に対していつまでに何をするのかを常に話し合えるようになり、
効果があったものには、オペレーションとして組み込む事を常に実施するための土台作りを行なった